Gever richtlinie glossar

Staatskanzlei


GEVER
Geschäftsverwaltung für Luzern


Glossar und Literatur
Version 1.0 vom 23. Februar 2010
Status: Verabschiedet





1. Glossar . 3
2. Literatur. 8
Diese Vorgaben entsprechen der Weisung des Staatsarchivs über Mindestanforderungen an
Geschäftsverwaltungssysteme vom 1. September 2009, gestützt auf das Luzerner Archivgesetz
(SRL Nr. 585).

Inkraftsetzung

Die vorliegende Richtlinie ist für alle GEVER-Installationen der kantonalen Verwaltung verbind-
lich.
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Versionen

Datum Status
Ersteller
1. Glossar
 Speichersystem, in dem  Akten bis zur Ablieferung an das Archiv gespeichert werden. Der Begriff stammt aus der „Papierwelt“, wo er den Ort, den Raum, be-zeichnete, wo die Akten in den  Organen abgelegt werden.  Dossiers werden im  Registraturplan ver-merkt (registriert) und gelangen so in die Ablage. Wer-den die Akten nicht mehr häufig benötigt, werden sie ins Archiv abgeliefert. Die Ablieferung bezeichnet sowohl den Prozess, bei dem eine Stelle Unterlagen dem Staatsarchiv übergibt, wie auch die Gesamtmenge der von einem Amt wäh-rend einer Ablieferung übergebenen Unterlagen. Bezeichnung der Stelle bzw. Organisationseinheit, wel-che die Unterlagen an das Staatsarchiv abliefert. Die abliefernde Stelle ist häufig identisch mit dem Aktenbild-ner, dies ist jedoch nicht zwingend der Fall. Archival Information Package: AIP entstehen aus  SIP im Laufe des Archivierungsprozesses der digitalen Un-terlagen. AIP stellen diejenige Form der Informationspa-kete dar, in welcher die digitalen Unterlagen im digitalen Magazin gespeichert werden. Teilmenge der  Unterlagen. Akten sind diejenigen Unterlagen von  Organen, die Aufgaben, Organisation, Mittel und Abläufe der Organe beschreiben, oder die für die Organe geschäftsrelevant sind, indem sie ihr Han-deln in den wesentlichen Arbeitsschritten und im Ergeb-nis nachvollziehbar machen. Wie bei den Unterlagen gehören auch Hilfsmittel und ergänzende Daten zu den Akten, die für das Verständnis der Informationen und deren Nutzung notwendig sind. Akten können unterteilt werden in Schrift-Akten (wie Word- oder PDF-Dokumente) und in Daten-Akten (Datensätze aus Da-tenbanken). Bezeichnung der Stelle bzw. Organisationseinheit, wel-che die Unterlagen gebildet und geführt hat. System für die Erfassung und die Verwaltung von sowie den Zugang zu  Akten. In der Aktenführung werden Akten auf der Ebene  Dossier verwaltet. Die Aktenfüh-rung ist immer mit einem  Dokumenten-Management-System (DMS) kombiniert. 1. Institution/Stelle, die Archivgut bewertet, sichert, er-schliesst und zugänglich macht. 2. Archivierte Unterla-gen einer Organisation. 3. Gebäude oder Institution, das für die Archivierung von Unterlagen gebaut oder herge-richtet wurde. Archivwürdige Akten (Unterlagen), die ein Archiv zur dauernden Aufbewahrung übernommen hat. System zur langfristigen Aufbewahrung von elektroni-schem  Archivgut. Ein Archivspeicher besteht aus dem Speichermedium und der Speicherverwaltung. Das Staatsarchiv legt die Dateiformate fest, die als ar-chivtauglich gelten. Archivtaugliche Dateiformate genü-gen den Anforderungen des Archivs für die Erhaltung der digitalen Unterlagen. Archivwürdige Unterlagen sind Unterlagen des Kantons (und von privater Seite), die von juristischer oder admi-nistrativer Bedeutung sind oder einen grossen Informati-onswert haben (d.h. aus historischer, sozialer oder kultu-reller Sicht wertvoll sind). Anforderungen an  Akten. Bei authentischen Unterla-gen lässt sich nachweisen, dass sie a) das sind, was sie zu sein vorgeben, b) tatsächlich von demjenigen erstellt oder übermittelt wurden, der vorgibt, sie erstellt oder übermittelt zu haben, c) zur angegebenen Zeit tatsäch-lich erstellt oder übermittelt wurden. Gilt sinngemäss auch für Archivgut. Logischer Bestandteil einer  Datei in einem GEVER-System. Bearbeitungen sind prozessuale oder techni-sche Veränderungen an den Dateien. Bsp.: Die Archivie-rung eines Aktenobjekts und die  Migration von  Dateien im Archiv sind Bearbeitungen. Anforderung an  Akten. Akten sind langfristig benutz-bar, wenn sie nachgewiesen, wieder aufgefunden, dar-gestellt und im Kontext verstanden werden können. Die Verbindungen zwischen einzelnen Akten, die eine Abfol-ge von Geschäftsvorgängen dokumentieren, müssen gewahrt werden. Gilt sinngemäss auch für Archivgut. Strukturierte Bestände inhaltlich zusammengehörender Bytes, die von einem Betriebssystem verstanden und von Programmen verarbeitet werden können. In  Lu-GEVER bestehen Dateien aus  Dateiobjekten und  Bearbeitungen, den jeweiligen  Metadaten sowie all-gemeinen Metadaten zur gesamten Datei. Bsp.: Eine Internetseite besteht aus HTML-Text und zwei JPG-Bildern. Die Internetseite ist eine Datei, die aus drei Da-teiobjekten und ggf. Bearbeitungsschritten (Übernahme ins Archiv, Migration usw.) besteht. Logischer Bestandteil einer  Datei in LuGEVER. Da-teiobjekte sind strukturierte Bestände inhaltlich zusam-mengehörender Bytes, die von einem Betriebssystem verstanden und von Programmen verarbeitet werden können. Bezeichnung für die Institution, die digitales Archivgut bewertet, sichert, erschliesst und zugänglich macht. Aufbewahrungsort für digitales Archivgut. Dissemination Information Package: Ein DIP ist der Be-hälter für diejenigen Dossiers, welche von einem Archiv-benutzer in einem Bestellvorgang bestellt werden. Gesamtheit der Akten zu einem  Geschäft mit den dazugehörenden  Metadaten. Ein Dossier kann in Subdossiers unterteilt sein. Informatik-System zur Verwaltung von  (Schrift)Akten auf der Ebene der einzelnen Akte. Ein DMS ist meist identisch mit dem  Speichersystem im Bereich der  Aktenführung. ELAR / elektronische Datenbankgestütztes System zur dauerhaften Archivie-Archivierung rung elektronischer Dokumente. Die ELAR umfasst die Prozesse Bewertung, Übergabe, Sicherung, Aufbewah-rung, Pflege und Bewirtschaftung archivwürdiger Akten. Sie besteht aus einem physischen Speichermedium, einer Speicherplatzverwaltung, einer Daten- und Metadaten-verwaltung sowie einem Findmittel. Archivische Bewertungskategorie. Den  Akten wird ein Überlieferungswert zugemessen, weil sie Auskunft über das Umfeld der Aufgabenerledigung in einem  Organ geben. Sie machen Aussagen über das Wie, Wer, Wo, Wann und das Warum der Aufgabenerledigung. Verzeichnis des  Archivguts. Das Findmittel erlaubt die Suche nach und den Zugriff auf Archivgut. In einem Findmittel ist das Archivgut mit den archivischen  Me-tadaten nach  Provenienzen verzeichnet. Verwaltungsaufgaben werden in Form von Geschäften bearbeitet. Ein Geschäft umfasst die inhaltlich zum Ge-schäft gehörenden  Akten sowie als Metadaten die  Prozessinformationen und die Eingliederung des  Dossiers in den  Registraturplan. Die Gesamtheit der zum Geschäft gehörenden Akten und die Metadaten weisen die Geschäftstätigkeit zuverlässig nach. Gesamtheit der Aktivitäten und Regeln für die Planung, Steuerung und Kontrolle sowie den Nachweis von Ge-schäften. Die GEVER umfasst die dokumenten- bzw. dossierbezogene Aktenführung (Führen von Geschäfts-unterlagen) und das geschäftsbezogene Prozessmana-gement. Die GEVER dient der wirksamen und effizien-ten Geschäftstätigkeit der Verwaltungseinheiten. GEVER: elektronische Verwaltungsführung auf elektronischer Basis. GEVER Verwaltungsführung als Gesamtsystem besteht aus einem Teilsystem  Geschäftsverwaltung (GEVER) und einem Teilsystem  elektronische Archivierung (ELAR). Zwischen GEVER und ELAR sind Schnittstellen zur Übernahme von Akten definiert. GEVER deckt somit den gesamten „Lebens-zyklus“ von Akten von der Herstellung bis zur Endarchi-vierung ab. Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elekt-ronischer Unterlagen. Die KOST wird von schweizeri-schen Archiven getragen. Ergänzende Daten zur Beschreibung von Kontext, Inhalt und Struktur von  Akten (Unterlagen),  Dossiers oder Dateien. Metadaten werden unterschieden in archi-vische bzw. Geschäftsmetadaten und in technische Me- Prozess der Umschreibung von Daten von älteren auf neuere Dateiformate. Migration dient der längerfristigen Sicherung der Daten, wenn Dateiformate im Zug der technischen oder wirtschaftlichen Entwicklung unlesbar zu werden drohen. Migration findet vor allem im Archiv statt. Behörden und Verwaltungsstellen der im Projekt LuGE-VER integrierten staatlichen Institutionen und Gemein-wesen. Die von den abliefernden Stellen abgelieferten digitalen Unterlagen stellen im Kontext der digitalen Archivierung das Original dar. Sie werden unverändert im digitalen Magazin archiviert. Auch bei Erhaltungsmassnahmen bleiben die originalen Unterlagen erhalten. Durch den nachgewiesenen Migrationspfad kann die Herkunft der migrierten Unterlagen jederzeit bis zum Original zurück-verfolgt werden. Bezeichnung des  Organs, das für die Bearbeitung eines  Geschäfts verantwortlich ist und welches das zugehörige  Dossier führt. Ein Prozess ist ein Verwaltungsablauf, der in einem  Organ in standardisierter Form wiederholt abläuft. Ein  Geschäft läuft mindestens in einem, kann aber auch in mehreren Prozessen ablaufen. Prozesse können in standardisierter Form (Ziel, Input, Bearbeitung, Output) beschrieben werden. Der Registraturplan (Ordnungssystem) bildet alle Aufga-ben eines  Organs ab und gibt damit einen Überblick über sämtliche Aufgaben des Organs. Er ist die Grund-lage für die strukturierte und systematisch  Ablage der  Dossiers und die eindeutige Identifikation der Ge-schäfte im Rahmen der Aktenführung. Für jedes Organ wird ein eigener Registraturplan erstellt und periodisch überprüft. Submission Information Package: SIP sind Informati-onspakete, die von den Akten abliefernden Stellen an das Archiv übermittelt werden. Sie enthalten die digitalen Unterlagen (Primärdaten und Metadaten). Physische Speicher-Hardware wie Server, Platten- oder Bandspeicher. System zur Speicherung der  Akten und des  Ar-chivguts. Ein Speichersystem besteht aus einem  Speichermedium und der  Speicherverwaltung. In der Aktenführung ist oft ein  DMS das Speichersystem für Software zur Verwaltung des Speicherplatzes auf einem  Speichermedium. Die Speicherverwaltung stellt den Speicherplatz in geeigneter Form dar und übernimmt dessen notwendigen Verwaltung (insbesondere Zugriffs-rechte). Aufgezeichnete Informationen, unabhängig von der Art des Informationsträgers, die gelesen, betrachtet, gehört oder auf andere Weise erfasst werden können. Zu den Unterlagen gehören auch Hilfsmittel und ergänzende Daten, die für das Verständnis der Informationen und deren Nutzung notwendig sind. Anforderung an  Akten. Der Inhalt zuverlässiger Akten stellt eine glaubwürdige, vollständige und genaue Wie-dergabe der in den Akten nachgewiesenen Geschäfts-vorgänge oder Tatsachen dar. Zuverlässige Akten kön-nen somit als verlässliche Grundlage nachfolgender Vorgänge dienen. Gilt sinngemäss auch für Archivgut. 2. Literatur
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Source: http://www.vsa-aas.org/uploads/media/StALU_GEVER_Richtlinie_Glossar.pdf